Todo lo esencial para pasar de trámites en papel y WhatsApp suelto a procesos claros en la nube (sitio web, Classroom, formularios, constancias, comunicación con familias), con roles, políticas y un plan 30–60–90.
1) Qué significa “digitalizar” (y qué NO)
- Sí es: convertir procesos en flujos trazables (solicitud → validación → entrega), con cuentas institucionales, respaldos y métricas.
- No es: “tener Facebook” o comprar plataformas sin mapa de uso.
2) Stack mínimo (estable y económico)
- Google Workspace for Education (cuentas, Drive, Calendar, Meet).
- Google Classroom (clases, tareas, rúbricas, portafolios).
- Sitio web (Google Sites/WordPress) con avisos, calendario y formularios.
- Google Forms + Sheets (admisiones, permisos, constancias, incidencias).
- NotebookLM (repositorio de conocimiento: manuales, políticas, guías).
- Opcionales: pagos/inscripciones (según normativa), newsletters.
3) Procesos críticos que debes resolver primero
- Admisiones/inscripciones
- Formulario → validación de documentos → correo de aceptación → alta en Classroom.
- Comunicación oficial con familias
- Calendario común, avisos por nivel, buzón de dudas, boletines.
- Constancias y certificados
- Solicitud → firma digital/autorización → folio y entrega por correo.
- Mesa de ayuda
- Incidencia → responsable → tiempo de respuesta → cierre con solución.
- Gestión académica
- Estructura de Classroom, rúbricas base, calendario de evaluaciones.
4) Roles y gobernanza digital (quién hace qué)
- Dirección: aprueba políticas (privacidad, accesos, resguardo).
- Coordinación digital: administra cuentas, flujos y tableros de indicadores.
- Docentes: publican materiales, activan rúbricas y evidencias.
- Administración: tramita constancias, control escolar y documentos.
- Comunicación: sitio web, avisos y redes (con calendario editorial).
Regla simple de permisos: quien crea, edita; quien revisa, comenta; quien consulta, solo ve.
5) Políticas mínimas (copiar/pegar y adaptar)
- Privacidad y datos: cuentas institucionales; datos personales mínimos; cifrado/folios; caducidad de accesos.
- Accesibilidad: lectura fácil, contraste, opciones de audio; versiones imprimibles.
- Respaldo: Drive con estructura por ciclo; carpetas con propietario institucional; versionado.
- Trazabilidad: cada flujo tiene campos de fecha, responsable y estatus.
6) Plantillas rápidas
Estructura de Drive/Ciclo_2025/ Académico / Grado_nivel / Materia / Evidencias/Ciclo_2025/ Dirección / Políticas / Actas/Ciclo_2025/ Comunicación / Avisos / Boletines
Checklist de Classroom
- Portada y nombre normalizado (Grado_Grupo_Materia_2025).
- Temas por unidad + rúbricas base.
- Calendario vinculado y reuniones en Meet.
- Portafolio final por estudiante (carpeta asignada).
Formulario de constancias (campos clave)
- Nombre · CURP · Motivo · Periodo · Correo · Acepto aviso de privacidad.
7) Indicadores de éxito (simples y medibles)
- Tiempos de trámite (admisión/constancia) ↓ 50–70%.
- Entregas en Classroom ≥ 85% por unidad.
- Retro a tiempo < 72 h promedio.
- Satisfacción familias/docentes > 90% en encuesta breve.
- Incidencias resueltas > 95% dentro del SLA acordado.
8) Riesgos y mitigaciones
- Cuentas personales mezcladas → Política: solo institucional. Migración guiada.
- Desorden en Drive → Nomenclatura + propietarios institucionales + auditoría mensual.
- Sobrecarga al docente → Biblioteca de plantillas (clases, rúbricas, avisos) y co-planeación.
- Brecha de acceso → Materiales low-tech (PDF imprimible, audio), kiosco en escuela, horarios extendidos.
9) Plan 30–60–90 (implementación escolar)
0–30 días — Encender
- Diagnóstico (procesos, herramientas, brechas).
- Crear sitio web básico + formularios de admisión/constancias.
- Configurar Classroom por grado con rúbricas base y calendario.
- Aprobar políticas de privacidad, accesibilidad y respaldo.
31–60 días — Consolidar
- Capacitación 4×2h (docentes y admins): flujos, Classroom, rúbricas, comunicación.
- Lanzar mesa de ayuda con SLA simple (48–72h).
- Tablero de indicadores (Sheets/Data Studio).
61–90 días — Escalar
- Automatizar constancias básicas; biblioteca de plantillas.
- Publicar portafolios y productos (blog/QR).
- Informe de impacto + plan de mejora.
10) Caso breve (de campo)
Escuela de 600 alumnos migró en 60 días:
- Admisiones: de 14 pasos en papel a 5 pasos en Forms/Sheets (tiempo ↓ 63%).
- Classroom: 100% de grupos con rúbricas; retro < 72 h.
- Constancias: ventanilla a solicitud digital con folio y entrega en 48 h.
- Satisfacción familias: 92% (encuesta de 5 preguntas).
Conclusión
Digitalizar no es “hacer más”, es dejar de repetir. Cuando los procesos viven en la nube y la evaluación se basa en evidencias, la escuela gana tiempo, trazabilidad y confianza.
